Pengertian Analisa dan Analis System

Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut SISTEM ANALIS.

Ada yang mendefinisikan sistem analis sebagai: 
1. Seorang yg menggunakan pengetahuan aplikasi komputer yg dimilikinya untuk memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah petunjuk manajer sistem.
2. Seorang yg bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhan kebutuhan sipemakai sistem (user) kedalam spesifikasi teknik yg diperlukan oleh programmer dan diawasi oleh manajemen.

FUNGSI SISTEM ANALIS: 
1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari pemakai/user.
2. Menyatakan secara spesifik sasaran yg harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user.
3. Memilih alternatif - alternatif metode pemecahan masalah.
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dgn permintaan user

TUGAS -TUGAS UMUM DARI SISTEM ANALIS: 
1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yg berkaitan dgn sistem yg berjalan.
2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yg berjalan kepada user.
3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi -aplikasi untuk penerapannya pada komputer.
4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya & keuntungan dari sistem yg baru.
5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yg baru. 

TUGAS -TUGAS TEKNIK DARI SISTEM ANALIS:   
1. Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru.
2. Menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan.
3. Menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru secara detail.
4. Merancang pola pengawasan terhadap data yg bersifat sangat penting.
5. Menyusun file-file utk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat berjalan efektif.
6. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user.
7. Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yg dilakukan oleh sistem analis dlm merancang sistem yg baru.

PRIBADI SISTEM ANALIS: 
1. Mampu bekerja sama.
2. Mampu berkomunikasi dengan baik.
3. Mempunyai sopan santun.
4. Mempunyai pendirian yang tegas.
5. Mampu bersikap dewasa.
6. Mampu bersikap tegas.
7. Dapat bertindak secara metodik.
8. Dapat bersikap akurat dalam memperhitungkan biaya-biaya.
9. Mempunyai sifat kreatif.

LANGKAH KERJA SISTEM ANALIS: 
1. Tahap Mengidentifikasikan masalah kebutuhan user.
2. Tahap Melaksanakan studi kelayakan.
3. Tahap Analisis dan rancang sistem.
4. Tahap Penerapan sistem.
5. Tahap Evaluasi dan pemeliharaan

Definisi Analisa Sistem:
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 

Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Langkah - langkah di Analisis Sistem :
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem.

Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem yaitu sbb: 

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah 
1). Mengindentifikasikan penyebab masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. 

2. Mengidentifikasikan titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan suatu proses menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. 

3). Mengidentifikasikan personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description) 

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.

Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). 

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya.

Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, questionares, observasi, procedure analis, document survey.

Tanya jawab/wawancara (Interviews)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
a. Pemilihan potential interviewees. 

b. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas. 

c. Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

2. Target dari metode interview. 
a. Kunci pribadi dalam proses DFD. 
b. Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

3. Keuntungan metode interview. 
a. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi. 
b. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?. 
c. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.  
d. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

4. Kerugian metode interview. 
a. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. 
b. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.  
c. Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.  
a. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.  
b. Test kredibilitas dari interviewees.  
c. Mencari interview yang unsureness atau contradictions.  
d. Memantapkan kredibilitas team.  
e. Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan  
f. combining responses, and docummentation. 

Kuisioner (Questionnaires)
1. Bagaimana metode itu digunakan. 
a. Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.  
b. Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users. 
c. Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

2. Target dari metode questionnaires. 
a. Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem. 
b. End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.

3. Keuntungan metode questionnaires. Murah dan cepat dari pada interviews.  
a. Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih).  
b. Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.  
c. Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.

4. Kerugian metode questionnaires. 
a. Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.  
b. Analis kurang melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user. 
c. Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan questioner. d. Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. 
a. Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.  
b. Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.  
c. Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)

1. Bagaimana metode itu digunakan. 
a. Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan. 
b. Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja.

2. Target dari metode. 
a. Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)

3. Keuntungan metode. 
a. Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).  
b. Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.  
c. Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).  
d. Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.

4. Kerugian metode. 
a. Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati). 
b. Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.  
c. Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. 
a. Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.  
b. Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).

Tips praktis dalam melakukan observasi : 
1. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.  
2. Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.  
3. Buat catatan yang ringkas.  
4. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan. 
5. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.  
6. Jangan melakukan observasi tanpa rencana 

Prosedur analisis (Procedure Analysis)
1. Bagaimana metode itu digunakan. 

Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD). Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem. Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.

2. Target dari metode.  
a. Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram) 
b. Proses dalam DFD.

3. Keuntungan metode. 
a. Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai. 
b. Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi.

4. Kerugian metode. 
a. Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi. 
b. Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. 
a. Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik.  
b. Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.  
c. Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi. 

Pengamatan dokumen (Document Survey)
1. Bagaimana metode itu digunakan. 
a. Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).  
b. Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.  
c. Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe).
d. frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).

2. Target dari metode. 
a. Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).

3. Keuntungan metode. 
a. Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya. 
b. Permulaan elemen kamus data.  
c. Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

4. Kerugian metode. 
a. Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan).

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. 
a. Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).  
b. Merencanakan jadual penelitian 

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini : 
1. Menentukan jenis penelitian 
2. Merencanakan jadwal penelitian 
3. Mengatur jadwal wawancara  
4. Mengatur jadwal observasi  
5. Mengatur jadwal pengambilan sampel  
6. Membuat penugasan penelitian  
7. Membuat agenda wawancara  
8. Mengumpulkan hasil penelitian

Analyze, Yaitu Menganalis Sistem  
1. Menganalisis kelemahan Sistem  
2. Menganalisis Distribusi Pekerjaan  
3. Menganalisis Pengukuran Pekerjaan  
4. Menganalisis Keandalan  
5. Menganalisis Dokumen  
6. Menganalisis Laporan  
7. Menganalisis Teknologi  
8. Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

Walaupun menganalisis kelemahankelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis. Tujuan: 
1. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen. 
3. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen. 
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan Selanjutnya. 
5. Akurat berarti valid, yaitu data tersebut benar-benar mengukur dengan sebenarnya apa yang harus diukur. Misalnya, data tentang jumlah kemiskinan harus dapat menggambarkan kemiskinan yang ada di daerah tersebut. 
6. Data yang akurat tidak hanya diartikan dari sisi pengadaannya, melainkan juga dari sisi penyajiannya, yaitu bagaimana data tersebut ditampilkan. Oleh karena itu, perlu ada format standar.

Sumber://wikepedia.org